ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem yang sudah meluas di seluruh industri, organisasi, badan usaha dan lain sebagainya yang memerlukan sistem pengaturan sumber daya lebih efektif dengan pemanfaatan Teknologi Informasi. ERP dikatakan sebagai penyelamat perusahaan dari krisis sumber daya yang diakibatkan karena kurangnya manajemen yang terintegrasi.
Namun, otomasi ERP belum bisa mencapai tingkat maksimal dikarenakan peran serta manusia masih cukup dominan, terutama dalam eksekusi sistem dan analisa terhadap kejadian-kejadian dalam sistem. Manusia perlu menjadi kontributor antara lain engineer, designer, analyzer, executor, bahkan developer demi kelancaran perusahaan dengan menggunakan sistem ERP.
Proses monitoring dengan ERP cukup mengalami kendala ketika status pekerjaan, jam pekerjaan yang tidak tentu, bahkan alokasi sumber daya yang tepat untuk sebuah jenis pekerjaan tidak dapat diotomasi. Hal inilah yang menjadi pemikiran untuk memunculkan konsep integrasi terkini - yang dikatakan sebagai konsep teknologi dunia ketiga.
Howard Smith, dalam buku "Business Process Management - the third wave" menceritakan bahwa konsep Business Process Reengineering yang didengungkan dari negara Barat memberi efek perubahan besar bagi dunia tanpa melihat pentingnya perubahan kecil dan proses perubahan tersebut. Konsep BPR yang dimunculkan oleh Davenport di era 90an akhirnya harus kandas oleh konsep Continuous Process Improvement yang ditelurkan dari negara Matahari Terbit. Jepang berpendapat bahwa perubahan yang terus menerus akan memberi dampak positif dibandingkan dengan perubahan dahsyat seketika, seperti yang ditawarkan oleh BPR.
Para pakar tidak tinggal diam dengan menghilangkan konsep BPR. Tidak sedikit pula perusahaan di dunia yang meraih sukses dengan menerapkan konsep BPR. Namun, penelitian menunjukkan 70% perusahaan yang menerapkan BPR mengalami kegagalan - alias kebangkrutan. Banyak analisa yang dikemukakan, seperti kurangnya perencanaan yang tepat, kurangnya analisa pendahuluan yang menyeluruh, kurangnya benchmarking dengan perusahaan sejenis maupun perusahaan lainnya, dll dsb. Namun, konsep ini tidak dihilangkan begitu saja dan penelitian tetap berlanjut mengarah pada perbaikan-perbaikan konsep ini.
Alhasil, para pakar dunia memunculkan konsep baru yang bernama Business Process Management, dimana proses bisnis yang ada dalam sebuah organisasi, perusahaan dan sebagainya bisa diatur sedemikian rupa berdasarkan standarisasi yang telah dibuat oleh perusahaan (ISO, Malcolm Baldrigde, Sarbanes-Oaxley, dll.).
Konsep BPM diambil dari konsep perubahan dahsyat BPR. Perubahan BPR yang dahsyat semakin diperjelas menjadi lebih detail-detail kecil - mulai dari desain proses - analisa proses dengan simulasi - eksekusi proses - monitoring proses - optimasi proses - dan kembali pada desain proses baru yang lebih optimal. Konsep BPM adalah konsep BPR yang disederhanakan dan distrukturisasi untuk mendapatkan optimalisasi proses bisnis yang tepat bagi perusahaan yang telah menggunakan sistem seperti ERP, SCM, CRM, SRM, dsb.
Dengan kata lain, BPM adalah sebuah platform integrasi dari berbagai sistem yang telah beredar saat ini - dan setiap proses yang telah ada dalam perusahaan tidak perlu diubah ataupun dirombak untuk mengikuti pendekatan BPM. Vendor hanya perlu membuat sistem integrasi dari proses bisnis yang ada untuk lebih distrukturisasi - mulai dari sebuah proses awal hingga akhir sebuah proses dalam rangkaian aktivitas yang menjadi bagian dari proses tersebut.
Hal ini tentunya adalah berita yang menggembirakan bagi para pelaku usaha yang lebih mengedepankan otomasi, efisiensi waktu dan sumber daya yang ada. Status setiap pekerjaan, manajemen alokasi pekerjaan dan analisa hasil pekerjaan membuat proses bisnis perusahan terkontrol dan perusahaan semakin dapat meningkatkan keuntungan untuk menjadikan dirinya semakin kompetitif di sektornya.
Pendahuluan ini diharapkan dapat memberi gambaran umum bagaimana hubungan antara ERP dan BPM. Saya akan menyajikan bagaimana konsep BPM lebih detail pada tulisan berikutnya.
